چرا خدمات حسابداری آنلاین به‌صرفه‌تر از حسابدار حضوری است؟

به گزارش فرتاک نیوز؛ امروزه، خدمات حسابداری یکی از ارکان اصلی برای موفقیت هر کسب‌وکار است. از ثبت دقیق تراکنش‌های مالی گرفته تا تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی و مدیریت هزینه‌ها، حسابداری به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در مسیر رشد و توسعه قرار بگیرند. اما ، آیا نیاز است که همیشه یک حسابدار حضوری برای انجام این امور استخدام کنید؟

بسیاری از کسب‌وکارها، از کوچک‌ترین استارتاپ‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ، به‌جای استخدام حسابدار حضوری،  از خدمات آنلاین شرکت حسابداری استفاده می‌کنند. این خدمات نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهند بلکه به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به مراجعه حضوری، تمامی امور مالی خود را مدیریت کنند.

در این مقاله، به بررسی این می‌پردازیم که چرا خدمات حسابداری آنلاین صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و دقت بیشتر را برای کسب‌وکارها به همراه دارد و چرا بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به‌جای استخدام یک حسابدار حضوری، ترجیح می‌دهند از خدمات حسابداری آنلاین استفاده کنند. این انتخاب چگونه می‌تواند در زمان، هزینه و حتی آرامش ذهنی شما تفاوت ایجاد کند؟ از آنجا که استارتاپ‌ها، فروشگاه‌های کوچک، فریلنسرها و مشاغل آزاد اغلب با محدودیت‌های مالی و زمانی روبه‌رو هستند، این خدمات می‌توانند به‌عنوان یک گزینه هوشمندانه و مقرون‌به‌صرفه برای آن‌ها عمل کنند

خدمات حسابداری به صورت آنلاین 

خدمات حسابداری به صورت آنلاین نیز به راحتی انجام می شود این روش به خصوص برای کسب و  کارهای کوچک بسیار مقرون به صرفه می باشد و بدون نیاز به حسابدار حضوری در شرکت می توانند به تمامی امور حسابداری دسترسی داشته باشند.در این مدل، به‌جای استقرار حسابدار در محل کسب‌وکار، تمامی امور مالی توسط کارشناسان حسابداری مستقر در شرکت خدمات حسابداری انجام می‌شود. همان کارهایی که یک حسابدار حضوری در سازمان انجام می‌دهد کارشناس حسابداری زیر نظر مدیر حسابداری در شرکت حسابداری انجام میدهد. تفاوت این دو حالت در این است که حسابدار در شرکت به اسناد و مدارک دسترسی دارد و عملیات حسابداری رو انجام میدهد ولی برای کارشناس حسابداری مستقر در شرکت حسابداری باید مدارک ارسال شود.

شرکت حسابداری کاریا حساب برای هر مشتری، یک پایگاه داده اختصاصی و امن طراحی کرده است که از طریق آن، کسب‌وکارها می‌توانند با نام کاربری و رمز اختصاصی وارد شوند و مدارک و اسناد مالی خود را بارگذاری کنند. به این ترتیب، دیگر نیازی به ارسال پستی یا استفاده از پیک برای انتقال فیزیکی اسناد نیست. کسب‌وکارها همچنان می‌توانند نسخه اصلی اسناد را نزد خود نگه دارند و از طریق سیستم، یک نسخه دیجیتال را جهت پردازش در اختیار کارشناس قرار دهند.

تمامی این فرآیندها تحت نظارت مستقیم مدیران حسابداری شرکت کاریا حساب انجام می‌گیرد تا دقت، امنیت و تطابق با قوانین مالیاتی و حسابداری حفظ شود. این نوع خدمات، نه تنها موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود، بلکه ریسک گم‌شدن اسناد و اشتباهات انسانی را نیز کاهش می‌دهد.

مزایای کلیدی خدمات حسابداری آنلاین

استفاده از خدمات حسابداری آنلاین به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به استخدام حسابدار حضوری، تمامی فرآیندهای مالی خود را با سرعت، دقت و هزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه مدیریت کنند. در این بخش، به مهم‌ترین مزایای این نوع خدمات می‌پردازیم:

۱. حذف نیاز به حضور فیزیکی:

در روش سنتی، حضور فیزیکی حسابدار در محل کسب‌وکار ضروری است که این موضوع با مشکلاتی مانند کمبود فضا، تأخیر در حضور، یا محدودیت در دسترسی به اسناد همراه می‌شود. اما در خدمات حسابداری آنلاین، تمامی مراحل از طریق بستر دیجیتال انجام می‌گیرد. کسب‌وکارها اسناد خود را در پایگاه امن مخصوص بارگذاری می‌کنند و کارشناسان حسابداری از راه دور آن‌ها را بررسی می‌کنند.

۲. دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات:

بر خلاف حسابداران حضوری که معمولاً در ساعات مشخصی در دسترس هستند، در سیستم حسابداری آنلاین کاربران می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز اسناد خود را ارسال کنند، گزارش‌ها را مشاهده نمایند

۳. صرفه‌جویی در هزینه و زمان:

استفاده از خدمات حسابداری آنلاین، نیازی به پرداخت حقوق ثابت، بیمه و مزایای جانبی ندارد. علاوه بر آن، صرفه‌جویی در زمان رفت‌وآمد، هماهنگی‌های حضوری، ارسال فیزیکی اسناد و کاهش خطای انسانی باعث می‌شود بهره‌وری مالی و زمانی کسب‌وکارها به شکل قابل‌توجهی افزایش یابد.

۴. امکان پیگیری لحظه‌ای روند کار:

در شرکت‌های حسابداری آنلاین، مشتریان می‌توانند از طریق پنل اختصاصی، روند پیشرفت گزارش‌ها، ثبت اسناد و سایر عملیات حسابداری خود را در لحظه مشاهده کنند. این شفافیت، حس اعتماد و کنترل بیشتری به صاحبان کسب‌وکار می‌دهد و از ابهام در وضعیت مالی جلوگیری می‌کند.

حسابدار حضوری چه وظایفی دارد؟

حسابداران حضوری، به‌عنوان یکی از ارکان کلیدی درون سازمان‌ها، وظایف مهم و متنوعی برعهده دارند. از جمله رایج‌ترین وظایف آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت و طبقه‌بندی معاملات مالی به‌صورت روزانه

• تنظیم و ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی، ارزش افزوده و گزارش فصلی

• تهیه گزارش‌های مالی برای مدیران و تصمیم‌گیران

• انجام امور مربوط به حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات پرسنل

• رسیدگی به مغایرت‌های بانکی و پیگیری پرداخت‌ها و دریافتی‌ها

• پاسخگویی به حسابرسان، ممیزان مالیاتی یا تأمین اجتماعی

چالش‌های رایج حسابدار حضوری

اگرچه حضور یک حسابدار تمام‌وقت می‌تواند مزایایی مانند ارتباط چهره‌به‌چهره یا دسترسی سریع به مدارک فیزیکی داشته باشد، اما معمولاً با چالش‌هایی نیز همراه است:

• نیاز به فضای کاری و تجهیزات اداری: یک حسابدار حضوری به سیستم کامپیوتری، نرم‌افزار مناسب، فضای مشخص و تجهیزات جانبی نیاز دارد.

• هزینه‌های جانبی بالا: علاوه بر حقوق ماهانه، کارفرما باید بیمه، عیدی، سنوات و سایر مزایا را نیز پرداخت کند.

• وابستگی شدید به حضور فیزیکی: در صورت بیماری، مرخصی یا ترک کار حسابدار، روند امور مالی ممکن است دچار اختلال یا توقف شود.

• محدودیت در تخصص: یک حسابدار حضوری معمولاً تخصص محدودی دارد؛ در صورتی که امور خاصی مانند حسابرسی یا پرونده مالیاتی پیچیده پیش بیاید، نیاز به مشاوران خارج از سازمان خواهد بود.

 آیا همیشه حسابدار حضوری لازم است؟

اگرچه خدمات حسابداری آنلاین برای بسیاری از کسب‌وکارها گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه، سریع و منعطف به شمار می‌آید، اما این به آن معنا نیست که حسابدار حضوری در همه شرایط کاملاً قابل حذف باشد. در برخی موارد خاص، حضور فیزیکی حسابدار همچنان می‌تواند ضروری باشد.

مواردی که حسابدار حضوری اولویت دارد:

• شرکت‌های بسیار بزرگ یا چندملیتی: در سازمان‌هایی با ساختار پیچیده، ده‌ها واحد زیرمجموعه و حجم بالای تراکنش‌های روزانه، ممکن است نیاز به تیم حسابداری داخلی با حضور فیزیکی وجود داشته باشد. این تیم به‌صورت دائم در جریان امور مالی شرکت است و مستقیماً با مدیران ارشد در تعامل قرار دارد.

• پروژه‌های محرمانه یا امنیتی: در مواردی که اطلاعات مالی بسیار حساس، محرمانه یا دارای طبقه‌بندی امنیتی هستند، برخی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند فرآیندهای حسابداری را به‌صورت کاملاً داخلی و با نظارت مستقیم انجام دهند.

چرا خدمات حسابداری آنلاین به‌صرفه‌تر از حسابدار حضوری است؟

در نگاه اول ممکن است تصور شود حضور فیزیکی یک حسابدار در شرکت، امنیت و سرعت بیشتری برای امور مالی ایجاد می‌کند. اما با نگاهی دقیق‌تر، مشخص می‌شود که هزینه‌های پنهان و بار اجرایی استخدام حسابدار حضوری بسیار بیشتر از آن چیزی است که به نظر می‌رسد.

استخدام یک حسابدار حضوری معمولاً شامل حقوق ثابت ماهانه، بیمه، عیدی، سنوات، فضای کاری، تجهیزات اداری و زمان هماهنگی‌های درون‌سازمانی می‌شود. همچنین، اگر تنها یک نفر مسئول حسابداری باشد، نبود او در زمان مرخصی، بیماری یا قطع همکاری می‌تواند کل فرآیند مالی شرکت را مختل کند.

در مقابل، استفاده از خدمات حسابداری آنلاین به‌عنوان یک راهکار مقرون‌به‌صرفه و منعطف شناخته می‌شود. در این روش: 

• هزینه‌ها صرفاً بابت خدمات واقعی و متناسب با نیاز کسب‌وکار پرداخت می‌شود.

• نیازی به ایجاد زیرساخت اداری، تهیه تجهیزات یا پرداخت مزایای جانبی مانند بیمه و سنوات نیست.

• معمولاً پشت این نوع خدمات، یک تیم حرفه‌ای و چندنفره از حسابداران حضور دارد که باعث می‌شود حتی در صورت بروز اختلال یا غیبت یک فرد، کار بدون وقفه ادامه پیدا کند.

در واقع، خدمات حسابداری آنلاین، به‌جای تمرکز بر حضور فیزیکی، بر کیفیت، دقت و صرفه‌جویی واقعی تمرکز دارد. این موضوع به‌ویژه برای استارتاپ‌ها،فروشگاه‌های کوچک، شرکت‌های در حال رشد یا کسب‌وکارهای دورکار بسیار حیاتی و هوشمندانه است.

مقایسه هزینه‌‌های خدمات آنلاین با حسابدار حضوری

خدمات حسابداری آنلاین به‌عنوان راهکاری به‌صرفه و کارآمد جایگزین مناسبی برای حسابداران حضوری محسوب می‌شود. این خدمات ضمن کاهش هزینه‌ها، دسترسی سریع‌تر، حذف نیاز به فضای فیزیکی و کاهش خطا را نیز فراهم می‌کنند.

شرکت حسابداری کاریا حساب با دو مزیت رقابتی برجسته، تجربه متفاوتی از این خدمات ارائه می‌دهد: اول، طراحی نرم‌افزار اختصاصی برای پردازش دقیق و سریع اطلاعات مالی،دوم، ایجاد پایگاه داده‌ای امن و اختصاصی برای هر مشتری، که امکان بارگذاری مدارک و پیگیری مراحل را به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به ارسال فیزیکی اسناد فراهم می‌کند.برای دریافت مشاوره‌ی رایگان با شماره‌ی 48 40 00 91 - 021 در ارتباط باشید و یا به وبسایت کاریا حساب و صفحه‌ی خدمات حسابداری به نشانی  https://kariyahesab.com/accounting-firm/مراجعه نمائید.