راهنمای جامع تنظیم قرارداد حسابداری با شرکت حسابداری حرفه‌ای

به گزارش فرتاک نیوز ؛ برای همکاری موفق با شرکت‌های حسابداری باید قراردادی مکتوب و شفافی هم با آن‌ها تنظیم کنید. تنظیم قرارداد حسابداری نه‌تنها محدوده وظایف و مسئولیت‌های طرفین قرارداد را مشخص می‌کند؛ بلکه می‌تواند از بروز اختلافات و مشکلات طی همکاری نیز جلوگیری کند. به همین خاطر است که همیشه به اشخاص حقیقی و حقوقی توصیه می‌شود برای دریافت خدمات حسابداری، به‌دنبال شرکت‌های حسابداری باشند که تنها با قراردادهای حرفه‌ای و قانونی همکاری خود را با مشتریان آغاز می‌کنند.

قرارداد حسابداری چیست؟

قرارداد حسابداری یک نوع توافق‌نامه مکتوب و رسمی بین صاحبان کسب‌وکار (اشخاص حقیقی یا حقوقی) و شرکت‌های حسابداری است که در آن هردو طرف ملزم به انجام وظایفی در قبال یکدیگر می‌شوند. طبق این نوع قرارداد، شرکت‌های حسابداری (یا حسابدار) موظفند تمام امور حسابداری و حسابرسی کسب‌وکارها را انجام دهند و در مقابل کارفرما باید حق‌وحقوق آن‌ها را در زمان تعیین شده پرداخت نماید.

در زمان تنظیم قرارداد حسابداری علاوه‌بر تعیین وظایف هردو طرف، مقدار و نحوه پرداخت حق‌الزحمه، نوع خدمات حسابداری، مدت همکاری و باقی موارد به‌صورت دقیق ذکر می‌شود تا بعدها از بروز اختلاف بین دو طرف جلوگیری شود.

انواع قرارداد حسابداری

قراردادهای حسابداری انواع مختلفی دارند که در ادامه به بررسی همه آن‌ها می‌پردازیم:

قرارداد حسابرسی داخلی

قرارداد حسابرسی داخلی موجب کاهش ریسک‌های مالیاتی و بهبود کارایی سیستم‌ها مالی کسب‌وکارها می‌شود. شرکت‌های حسابداری طبق در این نوع قراردادها موظف‌اند با بررسی فرآیندهای داخلی سازمان‌ها، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی و شرایط را بهبود ببخشند.

قرارداد حسابداری مالی

یکی دیگر از انواع قراردادهای حسابداری، قرارداد مالی است که با هدف دقت در گزارش‌های مالی کسب‌وکارها تنظیم می‌شود. شرکت‌های حسابداری با عقد این نوع قرارداد باید خدماتی نظیر ثبت گزارش‌های مالی، ثبت و نگهداری اسناد مالی و ... را به اشخاص حقیقی یا حقوقی ارائه کنند.

قرارداد مدیریت مالی

این نوع قرارداد به پیشرفت مالی کسب‌وکارها و اشخاص حقیقی کمک بزرگی می‌کند و باعث می‌شود تصمیم‌های مالی بهتری بگیرند. مفاد قرارداد مدیریت مالی نیز خدماتی چون بودجه‌ریزی، پیش‌‌بینی جریان نقدی، تحلیل مالی و مشاوره برای تصمیم‌گیری مالی را در بر می‌گیرد.

قرارداد خدمات مالیاتی

این نوع قرارداد حسابداری با دو نوع قرارداد مالی دیگری که ذکر شد متفاوت است و تنها به منظور تهیه و ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی و در صورت نیاز دفاع از حقوق کسب‌وکارها در برابر قانون تنظیم می‌شود.

قرارداد مشاوره حسابداری

این نوع قرارداد نیز همانطور که از نامش پیداست با هدف ارائه مشاوره در جهت رشد و بهبود مالی کسب‌وکارها تنظیم می‌شوند. شرکت‌های حسابداری بعد از عقد قرارداد مشاوره‌ای، نقش مشاور را برای اشخاص حقیقی و حقوقی ایفا و به آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های مالی کمک می‌کنند.

نکات مهم تنظیم قرارداد حسابداری با شرکت حسابداری حرفه‌ای

برای تنظیم قرارداد حسابداری با یک شرکت حسابداری حرفه‌ای باید نکاتی که در ادامه ذکر می‌کنیم را در نظر داشته باشید:

• محرمانه باقی ماندن مفاد قرارداد

طبق قانون، مفاد قراردادهای حسابداری کاملا محرمانه است و تنها شرکت حسابداری و کارفرما باید از آن آگاه باشد. افشای این اطلاعات به هرطریقی (تلفنی، الکترونیکی، کاغذی و ...) مجازات شدیدی (از طرف قانون) در پی دارد.

• بررسی مشخصات شرکت حسابداری

قبل از تنظیم قرارداد باید به بررسی ویژگی‌های شرکت حسابداری موردنظر بپردازید و در صورت اطمینان، همکاری دوطرفه را آغاز کنید.

• سادگی و شفافیت

یک قرارداد حسابداری دقیق و بدون نقص، به زبانی کاملا ساده، قابل فهم و به‌دور از کلی‌گویی تنظیم می‌شود. همچنین در این نوع قراردادها جزئی‌ترین مسائل (برای مثال وظایف دو طرف) نیز باید ذکر شود.

• تعیین خسارت

در زمان تنظیم قرارداد حسابداری، بندی را به مفاد اضافه کنید که طبق آن، طرفین در صورت تخلف، موظف به پرداخت خسارت به یکدیگر هستند.

• مشورت با مشاوران حقوقی

در صورت لزوم با مشاور حقوقی ماهر و متخصص در این زمینه هم مشورت کنید تا قبل از عقد قرارداد رسمی، نکات حقوقی مهم را با شما درمیان بگذارد.

• تمدید قرارداد و تغییر حق‌الزحمه

در قراردادهای حسابداری می‌توان بسته به شرایط هر دو طرف، بند مربوط به امکان تمدید خودکار قرارداد یا تغییر حق‌الزحمه را نیز به مفاد اضافه کرد.

مفاد یک قرارداد حسابداری حرفه‌ای شامل چه مواردی است؟

در زمان تنظیم قرارداد حسابداری باید به مفاد اصلی قرارداد، توجه ویژه داشت تا بعدها سوءتفاهم و اختلافی بین کارفرما و شرکت حسابداری ایجاد نشود. مفاد یک قرارداد کاملا حرفه‌ای شامل موارد زیر می‌شود:

1. موضوع قرارداد

اولین نکته، تعیین دقیق موضوع قرارداد است. در بخش موضوع، شرکت حسابداری باید مشخص کند که موظف به ارائه چه نوع خدماتی است؛ برای مثال مشاوره مالی، تنظیم اظهارنامه مالیاتی کسب‌وکار و حسابرسی داخلی و.... به‌طور کلی این بخش باید به جزئی‌ترین و شفاف‌ترین شیوه ممکن تنظیم شود تا بعدها اختلافی به‌وجود نیاید.

2. مشخصات طرفین

یکی از دیگری از مفاد اصلی یک قرارداد حسابداری حرفه‌ای، مشخصات طرفین است. این مشخصات شامل نام و نام خانوادگی کارفرما (شخص حقیقی یا حقوقی) و شرکت حسابداری، آدرس دقیق، شماره تماس، شناسه ملی یا شماره ثبت (برای اشخاص حقوقی) و سایر اطلاعات آن‌ها می‌شود.

3. تعهدات حسابداری

یک بند مهم در مفاد قرارداد حسابداری، تعهدات حسابدار یا شرکت حسابداری در قبال کارفرما است که بسته به شرایط موجود شامل مواردی مثل ارائه گزارش‌های مالی دوره‌ای، ثبت دقیقی اسناد مالی، ارائه اظهارنامه مالیاتی رعایت زمانبندی اظهارنامه و ... می‌شود.

4. تعهدات کارفرما

در مقابل تعهدات حسابدار، کارفرما نیز تعهداتی دارد که همگی در مفاد قرارداد ذکر می‌شود. وظایف کارفرما اغلب شامل تحویل مدارک و اسناد مالی لازم، پرداخت صحیح حق‌الزحمه و همکاری با حسابداران می‌شود.

5. مدت قرارداد

یک بند قرارداد مربوط به مدت همکاری دو طرف است. در این بخش تاریخ شروع همکاری و مدت اعتبار قرارداد حسابداری مشخص می‌شود. همچنین درصورت موافق بودن طرفین، می‌توان بندی برای تمدید قرارداد نیز به مفاد اضافه کرد.

6. شرایط فسخ قرارداد

از همان ابتدا باید شرایط فسخ نیز در مفاد قرارداد ذکر شود تا هردو طرف با تعهد بیشتری به انجام وظایف خود بپردازند. از طرفی در این بند باید ذکر شود که حسابدار و کارفرما درچه صورتی امکان فسخ قرارداد (برای مثال در زمان ورشکستگی دو طرف) را به‌صورت یک طرفه دارند.

7. مقدار حق‌الزحمه و نحوه پرداخت

یکی دیگر از موارد مهمی که باید در مفاد قرارداد ذکر شود، مقدار حق‌الزحمه حسابدار حرفه‌ای و نحوه پرداخت آن است. دو طرف باید مشخص کنند مقدار این دستمزد چقدر است، به چه صورتی (ماهانه، فصلی و...) پرداخت می‌شود و آیا امکان تغییر مقدار دستمزد وجود دارد یا خیر.

8. روش حل اختلافات

آخرین بند مهمی که باید در همه قراردادهای حسابداری وجود داشته باشد، نحوه حل اختلافات طرفین است. این بند به‌دلیل اطمینان طرفین از بابت همکاری قانونی و حرفه‌ای به مفاد قرارداد اضافه می‌شود.

وظایف شرکت‌های حسابداری حرفه‌ای در زمان تنظیم قراداد حسابداری چیست؟

شرکت‌های حسابداری حرفه‌ای در زمان تنظیم قراردادهای حسابداری موظف به انجام کارهای زیر هستند:

• انجام محاسبات مربوط به مخارج و دستمزد کارکنان

• کار دقیق و منظم و ارائه گزارشات مرتبط با امور مالی به طور متناوب

• اجرای امور حسابداری بر اساس آخرین تغییرات استانداردهای امور حسابداری و مالیاتی

• توانایی کار با محیط نرم افزارهای حسابداری و ثبت اطلاعات کسب‌وکار در آن‌ها

• تنظیم لیست بیمه برای کارکنان

• برخورداری از دانش کافی برای بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد، مدارک، فاکتورها و اطلاعات مالی کسب‌وکارها

نمونه متن قرارداد حسابداری

یک نمونه قرارداد حسابداری به نحو زیر نوشته می‌شود:

این قرارداد فی‌مابین شرکت ……………… به شماره ثبت ………… به نمایندگی ……………… به عنوان کارفرما و آقای/شرکت ……………… به عنوان حسابدار، به شرح زیر منعقد گردید:

• موضوع قرارداد: ارائه خدمات حسابداری مالی و تهیه صورت‌های مالی.

• مدت قرارداد: از تاریخ …………… لغایت …………….

• حق‌الزحمه: ماهانه مبلغ ……………… ریال.

• تعهدات حسابدار: ثبت اسناد، تهیه گزارش‌های ماهانه و رعایت استانداردهای حسابداری.

• تعهدات کارفرما: ارائه اسناد لازم در موعد مقرر.

• سایر شرایط: رعایت محرمانگی، فسخ قرارداد با اطلاع کتبی، حل اختلاف از طریق داوری.

این قرارداد در … نسخه تنظیم شده و نزد طرفین معتبر است.

عدم تنظیم قرارداد حسابداری چه عواقبی در پی دارد؟

عدم تنظیم قرارداد حسابداری می‌تواند عواقب زیر را در پی داشته باشد:

• مجرم شناخته شدن اشخاص حقیقی و حقوقی یا حسابداران در صورت بروز مشکل (به‌دلیل عدم دسترسی به مدارک لازم برای دفاع از خود به‌صورت قانونی)

• عدم ارائه خدمات باکیفیت و پربازده به کسب‌وکارها

• قطع همکاری و عدم ارائه خدمات حسابداری یا حق‌الزحمه تعیین شده

• عدم دسترسی به مدارک موثق برای استناد به آن‌ها

تنظیم قرارداد حسابداری با حرفه‌ای‌ترین شرکت‌های حسابداری

قراردادهای حسابداری سندی معتبر هستند که ضمن مشخص کردن جزئیات خدمات حسابداری، مسئولیت‌ها و تعهدات طرفین قرارداد را نیز مشخص می‌کند؛ بنابراین تنظیم چنین سندی باید در شرکتی معتبر و قابل اعتماد انجام شوند. شرکت‌های حسابداری حرفه‌ای علاوه‌بر آشنایی کامل به تمام قواعد و قانون‌های مالی و حسابداری، به اصول تنظیم قرارداد حسابداری هم تسلط دارند و در کنار منافع خود، از سرمایه اشخاص حقیقی و حقوقی هم دفاع می‌کنند.

شما نیز به‌عنوان یک شخص حقیقی و حقوقی برای دریافت خدمات حسابداری باید به‌سراغ شرکت‌های حرفه‌ای بروید که در زمان عقد قراردادهای حسابداری تنها به‌فکر منابع خود نیستند و به نیازها و حقوق کسب‌وکارها نیز توجه ویژه دارند.