چگونه ثبت و تایید فاکتورها را خودکار کنیم؟

به گزارش فرتاک نیوز؛ گردش کار تأیید فاکتور به توالی ساختاریافته مراحلی اشاره دارد که یک فاکتور برای بررسی و تأیید طی می‌کند. این گردش کار تضمین می‌کند که فاکتورها از نظر دقت بررسی می‌شوند، با سیاست‌های شرکت مطابقت دارند و توسط طرف‌های ذی‌ربط تأیید می‌شوند. این گردش کار ارتباط بین بخش‌ها را ساده می‌کند، از خطاهای نرم افزار حسابداری مانند سپیدار سیستم جلوگیری می‌کند و به اطمینان از پرداخت‌های به موقع کمک می‌کند. 

در یک فرآیند معمول تأیید فاکتور، ابتدا فاکتور دریافت شده و سپس برای بررسی و تأیید ارسال می‌شود. گردش کار شامل تأیید جزئیات فاکتور، اطمینان از صحت مبالغ و شرایط و اخذ تأییدیه‌های لازم است. نرم‌افزار تأیید فاکتور می‌تواند این فرآیند را خودکار کند و زمان و تلاش لازم برای پردازش دستی را کاهش دهد.

پس از تأیید، فاکتور برای پرداخت پردازش می‌شود. با داشتن یک گردش کار شفاف و منسجم برای تأیید فاکتور، کسب‌وکارها می‌توانند مغایرت‌ها را کاهش دهند، کنترل مالی را بهبود بخشند و روابط بهتری با تأمین‌کنندگان برقرار کنند.

چرا باید گردش کار تأیید فاکتور را ساده کنیم؟

تأیید فاکتور ساده و روان برای اطمینان از رسیدگی کارآمد و دقیق فاکتورها بسیار مهم است. بدون گردش کار ساختار یافته، مشاغل اغلب با تأخیر، خطا و سوءتفاهم مواجه می‌شوند که منجر به عدم پرداخت، پرداخت بیش از حد یا روابط تیره با فروشنده می‌شود.

اتوماسیون AP با خودکارسازی وظایف کلیدی، مانند مسیریابی فاکتورها، تأیید جزئیات و اطمینان از انطباق با سیاست‌های شرکت، به ساده‌سازی تأیید فاکتورها کمک می‌کند. با اتوماسیون، کسب و کار شما می‌تواند از مشکلات رایج مانند تأخیر در تأیید و از دست دادن مهلت‌ها جلوگیری کند.

در اینجا چند دلیل برای اهمیت تأیید فاکتور ساده و روان آورده شده است:

۱. پرداخت‌های به موقع: یک گردش کار منظم تضمین می‌کند که فاکتورها به سرعت تأیید می‌شوند، از هزینه‌های دیرکرد جلوگیری می‌شود و روابط با تأمین‌کنندگان تقویت می‌گردد.

۲. کاهش خطاها: با خودکارسازی مراحل کلیدی در فرآیند تأیید، اشتباهات دستی به حداقل می‌رسند و خطر خطاهای پرداخت یا پرداخت‌های تکراری کاهش می‌یابد.

۳. انطباق و کنترل: سلسله مراتب شفاف تایید و مسیرهای حسابرسی، تضمین می‌کند که فرآیند تایید با سیاست‌های داخلی و استانداردهای نظارتی مطابقت دارد و به جلوگیری از کلاهبرداری و حفظ یکپارچگی مالی کمک می‌کند.

۴. بهبود مدیریت جریان نقدی: فرآیندهای ساده‌شده به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا بدهی‌های خود را به‌طور مؤثرتری پیگیری کنند و کنترل بیشتری بر جریان نقدی داشته باشند.

مراحل کلیدی دخیل در گردش کار تأیید فاکتور

بیایید برای افزایش کارایی و کاهش خطر خطا، هر مرحله حیاتی را عمیق‌تر بررسی کنیم:

۱. دریافت فاکتور و ثبت داده‌ها

گردش کار تأیید فاکتور از زمانی شروع می‌شود که فاکتور تأمین‌کننده، چه به صورت الکترونیکی و چه فیزیکی، دریافت می‌شود. در یک سیستم خودکار، نقاط داده کلیدی مانند جزئیات تأمین‌کننده، شماره فاکتور و مبلغ از طریق تشخیص نوری کاراکتر (OCR) ثبت می‌شوند و خطای انسانی را به حداقل می‌رسانند و مرحله اولیه را سرعت می‌بخشند.

۲. تطبیق و تأیید فاکتور

فاکتور با سفارش‌های خرید و رسیدها مقایسه می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کالاها یا خدمات صحیح با قیمت توافق شده ارائه شده‌اند. این فرآیند که اغلب به عنوان " تطبیق سه‌جانبه " شناخته می‌شود، به تشخیص مغایرت‌ها کمک می‌کند و از پرداخت‌های اضافی جلوگیری می‌کند. ابزارهای اتوماسیون می‌توانند فوراً عدم تطابق‌ها را علامت‌گذاری کنند و زمان صرف شده برای بررسی‌های دستی را کاهش دهند.

۳. مسیریابی و ارتقاء تاییدیه

پس از اینکه فاکتور از مرحله تطبیق عبور کرد، بر اساس قوانین از پیش تعریف شده، برای تأیید به اعضای تیم مربوطه ارسال می‌شود. اتوماسیون تضمین می‌کند که فاکتورها از سلسله مراتب تأیید صحیح پیروی می‌کنند، تأخیرها را کاهش داده و پاسخگویی را بهبود می‌بخشند. 

۴. مجوز پرداخت و زمان‌بندی

پس از تأیید فاکتور، مرحله بعدی مجوز پرداخت است. مجوز پرداخت تضمین می‌کند که روش پرداخت، شرایط و ارز صحیح اعمال می‌شود. با اتوماسیون، می‌توان زمان‌بندی پرداخت را بهینه کرد تا تخفیف‌های پرداخت زودهنگام را دریافت کرد یا از هزینه‌های دیرکرد جلوگیری کرد که در نهایت به سود خالص خواهد بود.

۵. اجرای پرداخت

این مرحله شامل انجام پرداخت طبق مجوز ، حواله بانکی یا روش پرداخت دیگری است. یک سیستم خودکار تضمین می‌کند که پرداخت‌ها بدون تأخیر پردازش می‌شوند و خطر از دست دادن مهلت‌ها را کاهش داده و به بهبود روابط با فروشندگان کمک می‌کند.

۶. حسابداری و ثبت سوابق

پس از انجام پرداخت، تراکنش در سیستم حسابداری یا نرم افزار حسابداری مانند هلو ، پارسیان و نرم افزار سپیدار برای مراجعات بعدی و ممیزی‌های انطباق ثبت می‌شود. اتوماسیون به به‌روزرسانی فوری دفاتر کمک می‌کند و یک مسیر ممیزی ایجاد می‌کند که گزارش‌دهی را ساده کرده و شفافیت را تضمین می‌کند.

ویژگی‌های یک سیستم پردازش خودکار فاکتور مؤثر

سیستم‌های پردازش فاکتور می‌توانند ویژگی‌های بی‌شماری داشته باشند. در اینجا برخی از ویژگی‌های کلیدی که باید به دنبال آنها باشید، آورده شده است:

ضبط داده‌ها

• OCR : امکان استخراج داده‌ها از قالب‌های مختلف فاکتور مثلاً PDF، تصاویر اسکن شده، ایمیل‌ها

• یادگیری ماشین: این نرم‌افزار می‌تواند طرح‌بندی‌های مختلف فاکتور و فیلدهای داده را یاد بگیرد و با آنها سازگار شود.

• مدیریت قالب: به کاربران امکان می‌دهد قالب‌هایی را برای فاکتورهای فروشندگان خاص ایجاد و سفارشی کنند.

اعتبارسنجی و تطبیق داده‌ها

• تطبیق سه‌جانبه: امکان مقایسه داده‌های فاکتور با سفارش‌های خرید و رسیدها برای تشخیص مغایرت‌ها

• تشخیص فاکتورهای تکراری: شناسایی و علامت‌گذاری فاکتورهای تکراری برای جلوگیری از پرداخت‌های اضافی

• موتور قوانین کسب و کار: به کاربران اجازه می‌دهد قوانین سفارشی برای اعتبارسنجی و تأیید فاکتور تعریف کنند.

گردش‌های کاری تأیید

• مسیریابی خودکار: مسیریابی فاکتورها به تأییدکنندگان صحیح بر اساس قوانین از پیش تعریف شده

• تأییدیه‌های موبایل: امکان بررسی و تأیید فاکتورها توسط تأییدکنندگان در دستگاه‌های تلفن همراه

• مسیرهای حسابرسی: تاریخچه کاملی از تأییدها و تغییرات فاکتورها

ادغام

• یکپارچه‌سازی سیستم حسابداریERP : انتقال خودکار داده‌های فاکتور تأیید شده به سیستم حسابداری یا ERP

• یکپارچه‌سازی سیستم پرداخت: پردازش خودکار پرداخت فاکتورهای تأیید شده

• ادغام رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API): ادغام با سایر برنامه‌های تجاری (مانند تدارکات، مدیریت قرارداد) از طریق API ها

این ویژگی‌های پیشرفته همچنین می‌توانند برای پردازش فاکتور مفید باشند:

• تخفیف‌های پرداخت زودهنگام: امکان شناسایی فرصت‌های تخفیف پرداخت زودهنگام و بهره‌مندی خودکار از آنها

• مدیریت فروشندگان: یک پایگاه داده متمرکز از اطلاعات و ارتباطات فروشندگان، شامل ردیابی عملکرد

• تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی: داشبوردهای بلادرنگ و گزارش‌های قابل تنظیم برای درک بهتر معیارهای پردازش فاکتور

• مدیریت استثنائات: امکان علامت‌گذاری استثنائات (مثلاً داده‌های از دست رفته، اختلاف قیمت) برای بررسی و حل دستی

• تشخیص تقلب: از الگوریتم‌های یادگیری ماشینی برای تشخیص فاکتورهای بالقوه تقلبی استفاده می‌کند.

• استقرار مبتنی بر ابر: یک راهکار نرم‌افزاری انعطاف‌پذیر که امکان دسترسی از راه دور را فراهم می‌کند

مزایای پیاده‌سازی پردازش خودکار فاکتور

پردازش خودکار فاکتور می‌تواند مزایای بی‌شماری برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد. در اینجا برخی از مزایای بالقوه ذکر شده است:

• چابکی عملیاتی: پردازش خودکار فاکتور می‌تواند با فرمت‌های متعدد فاکتور و الزامات انطباق سازگار شود و از الگوریتم‌های یادگیری ماشین برای بهبود مداوم فرآیندهای استخراج و اعتبارسنجی داده‌ها استفاده کند.

• یکپارچه‌سازی زنجیره تأمین و تدارکات: این سیستم‌ها می‌توانند با نرم‌افزارهای زنجیره تأمین و تدارکات ادغام شوند و امکان مشاهده‌ی لحظه‌ای تأثیر حساب‌های پرداختنی بر عملیات زنجیره تأمین را فراهم کنند، شیوه‌های موجودی به‌موقع را تسهیل کنند و مدیریت سرمایه در گردش را به‌دقت تنظیم کنند.

• پیش‌بینی مالی و مدیریت نقدینگی: قابلیت‌های پردازش و تحلیل بلادرنگ سیستم‌های خودکار، به مدیران ارشد مالی (CFO) و کنترل‌کنندگان مالی، بینش فوری در مورد وضعیت جریان نقدی و تعهدات مالی می‌دهد. این امر به آنها امکان می‌دهد تا نیازهای نقدی را بهتر پیش‌بینی کرده و تصمیمات کلیدی سرمایه‌گذاری بگیرند.

• تشخیص تقلب و کاهش ریسک: سیستم‌های پیشرفته پردازش خودکار فاکتور، قابلیت‌های پیشرفته‌ای در تشخیص ناهنجاری برای شناسایی تقلب یا مغایرت‌های احتمالی دارند. کسب‌وکارها می‌توانند برای فعالیت‌های غیرعادی مانند پرداخت‌های تکراری یا فاکتورهایی که از شرایط قرارداد منحرف می‌شوند، هشدارهای فعال‌کننده تنظیم کنند و به کسب‌وکارها اجازه دهند تا ریسک را به صورت پیشگیرانه مدیریت کنند.

• گردش‌های کاری قابل تنظیم: کسب‌وکارها می‌توانند سلسله مراتب تأیید و قوانین گردش کار سفارشی را برای الزامات کنترلی خاص تنظیم کنند. این امر تضمین می‌کند که تراکنش‌ها تحت سطح مناسبی از بررسی دقیق قرار می‌گیرند و انطباق با قوانین را تضمین می‌کند.

نحوه ادغام پردازش خودکار فاکتور با سایر سیستم‌های تجاری

برای به حداکثر رساندن اثربخشی، پردازش خودکار فاکتور خود را با سایر سیستم‌های کسب‌وکارتان ادغام کنید. در اینجا نحوه شروع کار آمده است:

• اهداف روشنی تعیین کنید: دقیقاً مشخص کنید که از ادغام پردازش فاکتور خود با سایر سیستم‌ها چه می‌خواهید. این می‌تواند دسترسی سریع‌تر به داده‌ها، بهبود دقت یا قابلیت‌های گزارش‌دهی بهتر باشد.

• ابزارهای مناسب را انتخاب کنید: ابزارهایی را انتخاب کنید که سیستم‌های مختلف را به هم متصل می‌کنند. میان‌افزار به عنوان پلی بین سیستم‌ها عمل می‌کند، در حالی که APIها به سیستم‌ها اجازه می‌دهند مستقیماً با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. یکی را بر اساس نیاز خود و سازگاری آن با سیستم‌هایتان انتخاب کنید.

• ترسیم نقشه داده‌ها و گردش‌های کاری: مشخص کنید چه اطلاعاتی باید بین سیستم‌ها به اشتراک گذاشته شود (مثلاً جزئیات فاکتور و پرداخت) و مطمئن شوید که آنها به درستی با هم مطابقت دارند. نحوه جابجایی و استفاده داده‌ها در سیستم‌های خود را درک کنید تا مطمئن شوید که ادغام از فرآیندهای شما پشتیبانی می‌کند.