راه‌اندازی «میز خدمت الکترونیک» و «طرح مدیریت فرآیندها» در دانشگاه رازی

دکتر فرهاد مردوخی مدیر آزمایشگاه تخصصی معماری سازمانی دانشگاه رازی از انجام طرح پژوهشی با عنوان «مدیریت فرآیندهای دانشگاه رازی» و راه‌اندازی «میز خدمت الکترونیک» خبرد داد.

دکتر فرهاد مردوخی اظهار داشت :طرح پژوهشی مدیریت فرآیندهای دانشگاه رازی با حمایت دانشگاه و توسط آزمایشگاه معماری سازمانی انجام شد، در این طرح به مدل‌سازی، استانداردسازی و بهبود مستمر فرآیندها پرداخته شده و در کنار آن سامانه میز خدمت الکترونیک برای دسترسی به مخاطبین دانشگاه فراهم شده است.

دکتر مردوخی تسهیل دسترسی به خدمات دانشگاه رازی را از اهداف طرح مدیریت فرآیندها و راه‌اندازی میزخدمت الکترونیک دانست و یادآور شد: سامانه مدیریت فرآیندها به بحث شناسایی، مدل‌سازی و استانداردسازی فرآیندها می‌پردازد تا بتوانیم بعد از استانداردسازی نسبت به بهبود و اصلاح مستمر آن‌ها اقدام کنیم، در این طرح پژوهشی تمام فرآیندهای دانشگاه رازی شناسایی و با صاحبان فرآیند بیش از ۳۰۰ جلسه برگزار کردیم تا با کمک همدیگر فرآیندها را مدل و استاندارد کنیم.

وی با اشاره به مدل‌سازی فرآیندهای دانشگاه در بستر نرم‌افزاری افزود: حدود ۱۵ فرآیند مختلف در بستر نرم افزاری اتوماسیون اداری به صورت عملیاتی پیاده‌سازی شد، در نتیجه این مهم بسیاری از امور جاری در اتوماسیون اداری همچون پیگیری نامه‌ها، اخذ ماموریت، طی فرآیند طرح‌های تحقیقاتی، آزمایشگاه‌ها، تعمیر دستگاه‌ها و... در بستر این نرم افزار قابل انجام است. ضمن اینکه یک باکس(جعبه) فرآیندی در سیستم اتوماسیون اداری تعریف شده است.

دکتر مردوخی با اشاره به راه‌اندازی میز خدمت الکترونیک گفت: این سامانه با هدف تسهیل دسترسی نهادهای بیرونی، دانشجویان و... به برخی از فرآیندهای دانشگاه رازی، راه اندازی شده است.

وی با اشاره به تاکید سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور بر ایجاد میزخدمت در سازمان‌ها و ادارات، گفت: بیشتر دستگاه‌های اجرایی در پاسخ به این نیاز یا یک میز خدمت به صورت فیزیکی در محل دستگاه ایجاد کردند و یا در بسیاری از دستگاه‌های اجرایی، اطلاع رسانی خدمات در پورتال آن سازمان انجام می‌شود اما در سامانه میزخدمت الکترونیک دانشگاه رازی یک نقطه متمرکز  برای دسترسی  خدمات دانشگاه فراهم کرده‌ایم.

دکتر مردوخی به برخی از ویژگی‌های میز خدمت الکترونیک دانشگاه رازی اشاره کرد و گفت: این سامانه هم‌اکنون به آدرس Khedmat.razi.ac.ir در دسترس قرار دارد و امکان دسترسی و اطلاع‌رسانی تمام خدمات دانشگاه به صورت یکجا فراهم شده است، در حال حاضر تمام خدماتی که در دانشگاه احصا و شناسنامه‌دار شده‌اند در این سامانه اطلاع‌رسانی شده و به صورت موضوعی مخاطبان می‌توانند به اطلاعات لازم در مورد این خدمات دسترسی پیدا کنند.

وی افزود: به عنوان مثال برای خدمتی مانند صدور گواهی پایان تحصیلی، وقتی که متقاضی به این قسمت مراجعه می‌کند به طور مشخص شناسنامه‌ای وجود دارد که اطلاعات کافی و کامل را در مورد آن خدمت و این موضوع خواهد داد اما دسترسی به خدمات در میز خدمت الکترونیک در حال حاضر فقط برای آن دسته از خدماتی فراهم شده که عملاً در سامانه‌های دیگر مانند سامانه گلستان و پورتال وجود ندارد به عنوان مثال ارتباط دانشجو با دانشگاه در خصوص موضوع کارآموزی که در واقع یکی از مشکلاتی است که دستگاه‌های اجرایی، دانشگاه و دانشجو در این راستا باید با دانشگاه ارتباط داشته باشند یا امکان ارسال گزارش کار دانشجویان تحصیلات تکمیلی از دیگر قابلیت‌های  میز خدمت الکترونیک است.

دکتر مردوخی با اشاره به پیشگامی دانشگاه رازی در راه‌اندازی میز خدمت الکترونیک در استان و در سطح آموزش عالی گقت: این سامانه در حال حاضر در وضعیت بهبود مستمر قرار دارد و در آینده بسیار نزدیک ضمن اینکه می‌توانیم از این طریق به تمام خدمات دسترسی پیدا کنیم امیدواریم یکپارچگی بین خدمات تمام سامانه‌های دیگر را نیز این طریق به وجود بیاوریم اما یکی از مزایای دیگر این سامانه امکان اطلاع‌رسانی و ارتباط با مخاطب به صورت یکپارچه است.

وی با اشاره به شیوع ویروس کورونا و ضرورت پرهیز از حضور در اجتماعات و اماکن مختلف گفت: راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک و امکان دسترسی مخاطبین به خدمات از راه دور در این شرایط، در کنار دیگر برنامه‌های دانشگاه همچون آموزش مجازی، می‌توان ادعا کرد دانشگاه رازی یکی از دانشگاه‌های برتر در حوزه ارائه خدمات الکترونیک در بین دانشگاه‌های کشور و نیز در بین دستگاه‌های اجرایی استان است.

مدیر آزمایشگاه تخصصی معماری سازمانی دانشگاه رازی در پایان ابراز امیدواری کرد؛ در آینده نزدیک پس از گذر از بحران ویروس کورونا، خدمات الکترونیک را کماکان ارائه بدهیم.